Les factures impayées constituent un véritable fléau pour les entreprises. En plus de pénaliser la trésorerie, un défaut de paiement à l’échéance préalablement convenue devient problématique aussi bien sur le plan comptable que juridique. Une procédure de relance solide et réalisée avec diplomatie, professionnalisme et fermeté est indispensable pour récupérer les fonds, sans mettre en péril les relations commerciales avec le client.
Plan de l'article
Le recouvrement à l’amiable
La relance d’une facture impayée suit des étapes bien structurées.
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L’appel téléphonique
Contacter directement le client par téléphone est sans doute la première chose à faire pour relancer une facture impayée. Vous l’informez que cette dernière arrive à échéance et que vous cherchez ensemble la solution adéquate pour résoudre le problème. Il ne s’agit en aucun cas de le menacer ni de lui mettre une quelconque forme de pression. L’appel téléphonique comporte de nombreux avantages. Ce dialogue donne le ton sur la sincérité du client et la suite de la procédure. Votre interlocuteur pourra également indiquer les motifs du retard. Toutefois, il arrive que le non-paiement d’une facture à la date prévue relève de l’oubli ou d’un défaut de trésorerie. Un simple coup de fil peut suffire pour enclencher le paiement.
Le rappel par mail
L’envoi d’un courrier électronique peut parfaitement se substituer au contact par téléphone. Le principe reste le même, c’est-à-dire informer le client que sa dette est arrivée à échéance. Vous disposez également d’une trace écrite de votre demande. Pour optimiser vos chances d’aboutir à un paiement, il est tout de même essentiel de soigner le contenu du mail. Expliquez la situation de manière simple, précise et structurée. Le langage reste poli et courtois. Les tons agressifs et menaçants sont à proscrire.
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La première lettre de relance
Lorsque l’appel téléphonique et/ou l’envoi d’un mail n’ont pas porté leurs fruits, il est désormais temps d’envoyer une première lettre de relance. L’objectif est de rappeler au client que sa dette n’est toujours pas réglée. La procédure entre cette fois-ci dans une phase pré-contentieuse. Il s’agit d’une simple démarche informative. Pensez donc à évoquer les faits en précisant la nature de la facture, la somme due ainsi que les éventuelles indemnités de retard. N’oubliez surtout pas d’y joindre une copie de votre facture. Ce courrier ne constitue en aucun cas une obligation légale. En cas de besoin, l’entreprise est autorisée à passer directement à la mise en demeure.
La seconde lettre de relance
Elle intervient lorsque le client n’a toujours pas procédé au paiement. Son contenu reprend les mêmes idées sous un ton beaucoup plus ferme. En plus de demander une réponse à votre première requête, vous affirmez votre regret quant au non-règlement de la facture. Il est même possible d’informer le client d’un éventuel recours en justice. Il est toujours conseillé de l’envoyer par courrier recommandé avec accusé de réception.
La mise en demeure
La troisième lettre de relance prend la forme d’une mise en demeure. Elle peut être envoyée directement par l’entreprise elle-même par le biais de son service juridique, une société de recouvrement, un avocat ou un huissier de justice. Il s’agit en quelque sorte de l’étape préliminaire à une action en justice. Bien qu’elle n’offre pas la possibilité de procéder à une saisie, la mise en demeure rappelle au client ses responsabilités en cas de recours judiciaires. Elle conditionne également la demande de pénalités de retard et d’intérêts moratoires. Un courrier recommandé avec accusé de réception est fortement conseillé. Vous aurez ainsi une preuve écrite de votre démarche.
Pour produire les effets juridiques escomptés, la mise en demeure doit comporter quelques mentions obligatoires, à savoir :
- la mention « mise en demeure » sur l’en-tête du document ;
- la date de la mise en demeure ;
- les coordonnées du destinataire ;
- les coordonnées de l’expéditeur ;
- la nature de l’obligation du débiteur ;
- un résumé sur le litige ;
- une formulation de la réclamation ;
- un délai raisonnable pour procéder au paiement ;
- les éventuelles conséquences d’un non-paiement ;
- la signature de l’expéditeur.
La procédure judiciaire
Le recouvrement judiciaire s’avère inévitable en cas de démarche à l’amiable infructueuse.
L’injonction de payer
Une procédure d’injonction de payer est l’étape qui suit la mise en demeure. Elle oblige le client à régulariser la facture impayée auprès de l’entreprise. À noter toutefois que cette formalité est couramment sollicitée pour les litiges portant sur de faibles montants, sans contestation du débiteur. Peu coûteuse, elle est également rapide. Aujourd’hui, il est tout à fait possible de la réaliser directement sur Internet. La comparution du débiteur n’est pas requise. Une requête validée par le juge entraîne automatiquement une injonction de payer à transmettre au client insolvable.
Le référé provision
Dans le cadre d’un référé provision, l’entreprise a la possibilité d’obtenir une partie de la somme réclamée dans un délai relativement court. L’ordonnance y afférant contraint le débiteur à honorer ses engagements et à procéder au règlement de la dette. Dans le cas contraire, le créancier sera autorisé à faire saisir les biens de son client par un huissier de justice. La saisie-vente lui permet, en effet, de récupérer directement les fonds sur le prix de vente.
L’assignation en paiement
Dans le cadre d’une assignation en paiement, le débiteur est tenu de comparaître devant le tribunal de commerce. La procédure le condamne à régler la somme demandée ainsi que les dommages et intérêts qui couvrent les préjudices subis. L’assignation en paiement s’accompagne également d’un titre exécutoire, c’est-à-dire un recouvrement forcé de la créance. Les biens du débiteur seront saisis. Coûteuse et assez fastidieuse, cette démarche est plutôt recommandée pour les litiges relativement importants et/ou en cas de contestation de la part du client.
Les bonnes pratiques pour éviter les factures impayées à l’avenir
Quelques pratiques simples et efficaces aident l’entreprise à minimiser les prochains incidents de paiement et à préserver les relations commerciales avec son client sur le long terme.
La démarche préventive
Relancer la facture avant son échéance est une pratique assez courante outre-Atlantique. Réalisée de manière bienveillante, cette mesure fait office de rappel pour le client. Votre courrier précise les détails de la facture, notamment la somme à payer ainsi que les dates de règlement convenues.
Une pré-entente sur les délais de paiement
Définir préalablement les échéances de paiement est fortement conseillé au début des relations commerciales. Le contrat entre les deux parties précise les modalités de règlement, le versement ou non d’un acompte ainsi que les pénalités de retard. Pour les entreprises, le délai légal de paiement d’une facture est de 30 jours à compter de la date de réception des marchandises.
