Pour redynamiser les équipes d’une entreprise et créer une cohésion entre elles, les séminaires sont de réels atouts. Ce sont des systèmes de management qui nécessitent une bonne organisation afin d’être une réussite. Comment organiser un séminaire à Lyon ? Il y a des étapes à franchir pour réussir l’événement. Dans cet article, vous découvrez quelques conseils qui vous aideront à réussir votre événement.
Plan de l'article
Définir des objectifs à atteindre lors du séminaire
La plupart des séminaires d’entreprise sont organisés pour atteindre des buts précis en entreprise. Vous ne pouvez donc pas réussir un séminaire sans avoir au préalable défini des objectifs à atteindre. Comprenez les objectifs de votre séminaire en vous posant les bonnes questions.
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Pourquoi organiser ce séminaire ? Est-ce pour détendre les collaborateurs ? Est-ce pour attirer plus de clients ? Est-ce pour créer une harmonie et une cohésion avec les diverses équipes de l’entreprise ? Est-ce pour former les employés sur une Nouvelle technologie ? Est-ce pour remercier les partenaires ?
Une fois que vous avez identifié la raison pour laquelle vous organisez ce séminaire, les objectifs seront plus clairs et vous pouvez dès lors vous lancer dans l’organisation proprement dite de votre événement.
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Déterminer le format et le budget du séminaire
Le format d’un séminaire est la forme sous laquelle le séminaire se présentera. Il y a plusieurs formats exploitables pour un séminaire, dont notamment les sessions présentielles, les ateliers, les débats, les tables rondes, les webinaires et les conférences. Le format que vous avez choisi pour votre séminaire doit être étroitement lié à la concrétisation de vos objectifs.
Si vous envisagez un séminaire en présentiel, vous aurez droit à une interaction directe entre les participants ainsi qu’un développement des habiletés. Avec les révolutions technologiques qui ont la cote aujourd’hui, il est possible de faire des séminaires en ligne. C’est une pratique de plus en plus populaire qui présente des avantages considérables : économie d’argent, grande portée informationnelle, énorme flexibilité.
En ce qui concerne le budget, le coût d’un séminaire résulte de la somme de plusieurs éléments. Il faut considérer les activités à effectuer, ainsi que les lieux à réserver pour établir une prévision budgétaire conséquente. Après avoir déterminé votre budget, organisez votre événement de telle sorte à rester dans la marge définie.
Faire le choix du lieu du séminaire à Lyon
Une fois votre thème défini ainsi que votre budget, il faut maintenant penser au lieu du séminaire. À Lyon, une multitude de choix se présentent à vous. Entre les hôtels 3 et 4 étoiles, les salles de séminaire pour activités indoor, les ateliers d’activité ludiques et de formation, les espaces de nouvelles découvertes, de nombreux lieux qui peuvent accueillir un séminaire d’entreprise à Lyon, vous aurez l’embarras du choix.
Pour sélectionner le lieu de votre événement, vous devez tenir compte de plusieurs paramètres importants tels que l’effectif total, les activités à effectuer pour atteindre les objectifs visés. Surtout, il est important de respecter le budget préétabli pour cet événement. En tenant compte de ces divers éléments, votre séminaire sera une réussite.
Mettre en place un planning des diverses activités à effectuer au séminaire
Un séminaire professionnel est un ensemble d’activités menant à l’atteinte de certains objectifs au sein de la société. Il est donc essentiel d’établir une feuille de route pour les diverses activités de votre team building. Concevez un agenda qui inclue la programmation des conférences, mais aussi des pauses et des activités sociales. Choisissez la date en fonction de l’agenda de l’entreprise en question afin d’être sûr que tous les invités soient bien présents.
Établir une communication sur l’événement
Pour que l’événement soit réussi, pensez à élaborer au plus tôt une stratégie de communication. En effet, il est nécessaire de tenir les participants informés en leur communiquant au plus tôt le programme. L’invitation peut être envoyée par canaux électroniques (appel, e-mail). Vous pouvez aussi opter pour l’envoi des invitations après leur impression.
Par ailleurs, il faut également mener une action de promotion. La publication sur les divers réseaux sociaux de l’entreprise est un exemple d’acte à entreprendre. Utilisez tous les canaux nécessaires pour faire connaître votre événement. Cette communication ainsi que toutes les autres étapes citées plus haut sont nécessaires pour la réussite de votre séminaire.
