S’assurer du bon déroulement d’une réunion ou de toute rencontre professionnelle, c’est aussi vérifier que ceux qui y assistent à cet événement sont confortablement installés. Pour cela, dans l’organisation de votre réunion, il convient de faire le choix d’une salle idéale. Découvrez donc les différents critères à prendre en compte pour opérer un choix.
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Le nombre d’intervenants
Pour une bonne communication au cours d’une réunion, vous devez avoir une salle spacieuse et adéquate. Une salle trop restreinte pour un grand nombre de participants ne favorisera pas le bon déroulement de la séance.
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De même si votre salle est beaucoup trop grande, cela pourrait influencer les intervenants. Notez que la tenue d’une rencontre professionnelle ne nécessite qu’une salle moyenne et bien commode. Vous pouvez louer une salle à Rennes chez Present Bureaux Services quel que soit la nature de votre événement et avoir la salle qu’il faut vous.
Vos besoins
En choisissant une salle, soyez sûr que celle-ci dispose de tout ce dont vous aurez besoin au cours de votre événement. Assurez-vous que le nombre de places disponibles sera suffisant et que tout le matériel est bien fonctionnel.
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N’oubliez pas aussi de vérifier que les équipements audiovisuels, les projecteurs ainsi que les micros et les haut-parleurs présents dans ladite salle sont de qualité. Un micro qui ne marche pas bien ou un haut-parleur qui émet du son trop aigu pourrait compromettre le bon déroulement de votre réunion.
De plus, vous devez veiller à ce que chaque participant ait un bon champ de vision. Si cela est possible, pendant les négociations de la salle, simuler une réunion en faisant des projections et trouver le bon endroit permettant à tout le monde de bien vous suivre.
La réputation et la durée de la rencontre
Privilégier des endroits dignes du nom et qui respectent toutes les caractéristiques nécessaires. Assurez-vous que l’établissement offre des services de qualités. Préférez également dans cette démarche ceux qui proposent plus de convivialité.
Il est possible pour des rencontres de grande ampleur que la réunion dure plusieurs heures voire plusieurs jours. Faites votre choix en veillant à l’ampleur ainsi que de la ville de départ de vos participants.
Pour des réunions d’affaires, il est courant que les participants viennent de diverses villes ou pays. Pour limiter les nombreux déplacements, choisissez des salles d’hôtels, les intervenants pourront donc s’y loger et être ponctuels aux différentes séances.
La thématique
Il est important que votre lieu de réunion puisse aussi bien faire paraître le sujet de la rencontre. De plus, il est possible que les participants ne proviennent pas de même religion. Éviter donc des endroits à caractères religieux même si ceux-ci répondent le plus à vos besoins. Retenez que pour une rencontre professionnelle, un séminaire ou tout type d’événement, le lieu de son déroulement doit être apaisant.
Les services mis à votre disposition
S’il s’agit d’une réunion un peu plus conséquente comme un congrès, une pause-café, déjeuner ou tout type de service de restauration serait indispensable. N’oubliez pas la fontaine d’eau. Changer le décor peut aussi mettre plus à l’aise les intervenants si la réunion doit durer plus d’un jour, un parking auto bien sécurisé sera aussi obligatoire.
Pour finir, le choix de votre salle de réunion doit être en fonction de la nature de la rencontre. Il est donc important de bien faire ses prévisions et définir ses besoins avant de choisir sa salle de réunion.
