En raison de plusieurs demandes pour faciliter la gestion de la comptabilité, divers logiciels comptables sont actuellement disponibles sur le marché. Ils tendent, en effet, à répondre à différents besoins, du plus simple tel l’enregistrement d’éléments jusqu’à la gestion complète de cette branche. Mais cette variété d’outils rend le choix plus difficile. D’où cet article pour savoir comment choisir un logiciel comptable.
Plan de l'article
Choisir le logiciel comptable en fonction de la taille de l’entreprise
De nombreux logiciels sont répandus en matière de comptabilité. On peut trouver des logiciels standardisés pour les TPE qui ont recours à un expert-comptable, des logiciels plus complets facilitant la gestion en interne pour les PME, ainsi que des outils spécifiques et sur-mesure pour les grandes entreprises. La taille de l’entreprise sera alors un critère primordial pour choisir le meilleur logiciel de facturation et de gestion de comptabilité.
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D’autre part, il faut aussi considérer le parc applicatif existant de la société. En effet, il est souvent nécessaire d’intégrer le logiciel de comptabilité à d’autres applications pour faciliter le suivi. Quoi qu’il en soit, pour une entreprise en croissance, il est toujours préférable de choisir un logiciel de comptabilité évolutif. C’est-à-dire, un outil que l’on peut modifier en même temps que l’entreprise évolue sans que le processus en place ne soit interrompu.
Considérer les activités et les besoins
Les activités comptables ne peuvent être identiques pour tous les secteurs d’activité. Le choix d’un logiciel comptable doit, dans ce cas, dépendre de l’activité de l’entreprise. Dans certains domaines, on n’a peut-être besoin que d’un logiciel qui est centré sur les opérations comptables. Mais dans d’autres, on peut avoir besoin d’utiliser un progiciel (appelé aussi ERP-Entreprise Ressource Planning ou progiciel de gestion intégré), un outil qui va centraliser plusieurs opérations dans différentes branches de l’entreprise.
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Les différentes fonctionnalités d’un logiciel comptable sont regroupées comme suit :
- Les indispensables : la facturation, les journaux de trésorerie, les écritures comptables, les comptes généraux, les comptes auxiliaires, les comptes de résultats, le bilan, ouverture et clôture d’exercice, etc.
- Les fonctionnalités comptables supplémentaires : les différentes opérations de suivi (facturation, trésorerie, etc.), la gestion des notes de frais, l’édition d’un prévisionnel, la constitution de la liasse fiscale, …
- Les annexes : on peut aussi ajouter un outil CRM pour une bonne gestion de la relation client, une gestion des stocks, un suivi de production en interne, la gestion de la paie, les inventaires, etc.
Le nombre d’utilisateurs qui vont voir accès à l’outil
Le mode de facturation des logiciels de comptabilité peut être différent, mais en général, c’est en fonction du nombre d’utilisateurs de l’outil. Ainsi, il faut définir au préalable les différents services et le nombre de personnels qui vont utiliser la solution. À noter que cela peut tant en interne qu’en externe, car le logiciel de comptabilité fonctionne avec le cloud.
Déterminer les utilisateurs du produit permet aussi d’identifier leurs profils. C’est aussi un élément déterminant pour choisir le meilleur outil. En fait, il est préférable de se tourner vers une solution facile à utiliser, ergonomique et accessible. Si le logiciel va être utilisé par d’autres personnes en dehors de la branche de la comptabilité, par exemple, la manipulation peut prendre du temps si l’outil n’utilise que des jargons dans le domaine.
Le budget consacré au logiciel de comptabilité
Le prix des logiciels de comptabilité varie en fonction de leurs fonctionnalités et du nombre d’utilisateurs dédiés à l’outil. Il importe alors de définir un budget alloué au projet afin de ne pas perdre de temps lors du tri et des tests. Inutile de passer des heures à tester des outils qui ne cadre même pas dans le prix de l’entreprise. Ce qui vient renforcer les précédents critères.
Mais il ne faut pas oublier de considérer les possibilités d’évolution qu’offre la solution. Ce qui pourrait faire augmenter le prix. D’ailleurs, il faut aussi prévoir les prix dans le futur avec les caractéristiques envisagées pour plus tard.
Établir une check-list des caractéristiques importantes
Bien que l’on prenne en compte les précédents critères, le choix reste tout de même difficile puisque les fonctionnalités peuvent être départagées entre les outils. Sinon, on peut aussi trouver un outil complet, mais qui n’entre pas encore dans les budgets de l’entreprise.
Ainsi, pour faciliter la sélection, il est important de faire un check-liste des caractéristiques par ordre d’importance. Ce qui signifie leur attribuer un certain niveau d’importance afin de les hiérarchiser (les fonctionnalités incontournables, les caractéristiques utiles, celles qui sont à inclure si le budget le permet, les facultatives et les inutiles). De cette manière, le triage des solutions disponibles serait plus simple et rapide.
