Bulletin de paie : comment le rendre conforme à la loi ?

Au fil des années, l’édition des fiches de paie est impactée par de nombreuses évolutions. Il est donc important que la personne en charge de celles-ci veille à ce qu’elles soient conformes, malgré la complexité de la chose. On vous explique donc dans cet article comment éditer des bulletins de salaire en adéquation avec la loi.

Un bulletin de paie conforme, kézako ?

La fiche de paie telle qu’on la connait actuellement a été instaurée en 2017 pour les entreprises de plus de 300 salariés. Elle est ensuite devenue obligatoire pour toutes au 1er janvier 2018. L’objectif étant alors de faciliter l’édition, ainsi que la lecture d’un bulletin de paie. Leur réalisation est encadrée par le Code du Travail et certaines mentions doivent y figurer, à l’exemple de :

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L’identité de l’employeur.
La rémunération du mois.
Les cotisations sociales.
L’impôt sur le revenu.

C’est donc la présence de ces différents éléments qui certifie de la conformité d’une fiche de paie. Si des erreurs ou des manquements venaient à être mis en avant, l’employeur s’exposerait alors à des sanctions. Ces dernières seraient plus ou moins lourdes en fonction de leur nature. Mais comment être certains de réaliser un bulletin conforme ?

Les étapes incontournables à l’édition d’une fiche de paie

On dénombre sept étapes nécessaires à l’élaboration des fiches de paie. La première est relative aux informations de l’employeur. Les informations légales y sont mentionnées, à l’exemple du numéro de SIRET et du code APE. Ensuite, les informations concernant le salarié, comme la date de début du contrat de travail ou le numéro de sécurité sociale. Vient après l’étape de la rémunération brute. Elle doit comprendre le salaire de base, ainsi que les avantages en nature. La quatrième étape est relative au calcul et l’inscription des cotisations sociales, tandis que la cinquième sert à présenter les indemnités qui ne sont pas soumises aux cotisations sociales. Enfin, les deux dernières étapes nécessaires à l’élaboration d’un bulletin de paie sont la mention des autres retenues, ainsi que le calcul des impôts prélevés à la source et la rémunération nette de l’employé.

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Nos astuces pour des fiches de paie conformes

Enfin, certaines astuces peuvent être mises en place pour s’assurer de produire des fiches de paie conformes, tout en améliorant son efficacité et sa productivité. Par exemple, il peut s’avérer intéressant de suivre l’actualité juridique et notamment le droit social. Mieux vaut donc rester à l’affut des évolutions. Autre option, externaliser la gestion de la paie. Les solutions SaaS se développent de plus en plus, à l’exemple de Fiche-Paie.net. Utilisé par plus de 97 000 professionnels, ce logiciel allie simplicité d’utilisation et conformité réglementaire. L’avantage demeurant que les gestionnaires gagneront du temps et pourront se consacrer à d’autres tâches. Autre point positif, les logiciels SaaS proposent d’automatiser la phase de calcul. Les risques d’erreurs seront donc diminués, de même que les coûts. Mais attention, il devra être choisi en fonction des besoins de l’entreprise et en prenant par exemple en compte l’effectif de la structure ou encore les processus internes.