Avec les avancées technologiques, les entreprises confient de plus en plus la gestion des tâches de secrétariat à des prestataires externes. Cette pratique profite aux dirigeants, quelle que soit la taille de leur organisation. Quels sont les avantages du secrétariat externalisé pour votre entreprise ?
Plan de l'article
Les avantages de l’externalisation des services de secrétariat
L’externalisation du secrétariat présente des avantages considérables pour les professionnels : gain de temps, productivité, technologie de pointe.
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Le secrétariat externalisé vous permet de réduire les coûts
La création d’un poste de secrétariat représente un coût important pour les entreprises. En plus du personnel à recruter, vous devez mettre à leur disposition :
- un ordinateur complet,
- du mobilier,
- des fournitures bureautiques,
- une imprimante,
- un scanner.
Un service de secrétariat externalisé représente une bonne solution pour éviter de supporter toutes ces charges. Grâce à l’externalisation administrative, les petites et moyennes entreprises (PME) qui n’ont pas une grande capacité financière peuvent réaliser des économies. Elles peuvent ensuite les exploiter dans le développement de leurs activités.
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Confier la gestion du secrétariat administratif à des prestataires externes supprime les charges que nécessite le recrutement d’un nouveau collaborateur. De même, vous êtes déchargé des différentes cotisations au niveau de la Caisse de sécurité sociale pour ce poste.
Accès aux technologies récentes
Les entreprises spécialisées dans la gestion de secrétariat d’entreprise investissent dans les équipements de haute technologie afin de fournir une prestation de grande qualité. Elles utilisent des logiciels qui leur permettent d’assurer efficacement les services administratifs dont elles ont la charge.
En choisissant l’externalisation administrative, les entrepreneurs bénéficient d’un soutien technologique. Les prestataires mettent à votre disposition des technologies de pointe pour établir une bonne liaison à distance. Grâce à elles, les données vous sont transmises au fur et à mesure qu’elles sont traitées pour faciliter la prise de décision.
L’assurance de la qualité avec un secrétariat externalisé
Le recrutement d’un nouvel employé est un risque pour les entreprises. Il faut parfois du temps pour avoir les résultats escomptés. L’externalisation administrative couvre ce risque en apportant de la compétence aux entreprises. Les prestataires externes vous offrent la garantie d’un travail de bonne qualité. Les agents affectés à la gestion à distance sont testés sur leurs aptitudes à répondre efficacement aux attentes des entreprises partenaires.
Ils reçoivent des formations continues sur la gestion du standard téléphonique et la réalisation des travaux administratifs répétitifs. Il s’agit, en l’occurrence, du reporting de rendez-vous, de l’établissement et du suivi rigoureux des factures, ainsi que de la rédaction de courriers administratifs. La création et la gestion de bases de données ainsi que l’organisation des évènements en font aussi partie.
Vous bénéficiez de l’ensemble de ces services à distance comme s’ils étaient fournis par des secrétaires classiques. De plus, les experts de la délocalisation administrative assurent la disponibilité permanente de votre secrétariat d’entreprise.
Les agents travaillent par rotation afin de répondre aux sollicitations des entreprises pour lesquelles ils assurent une prestation. Les requêtes des clients de votre société sont prises en compte, même aux heures de fermeture de vos bureaux.
Des solutions personnalisées pour vos besoins professionnels
La gestion du secrétariat administratif à distance est une chance pour les entrepreneurs qui n’ont pas un gros volume de travail à exécuter. Au lieu de recruter du personnel, vous pouvez négocier une externalisation en fonction de vos besoins.
La flexibilité du secrétariat d’entreprise permet de négocier les heures d’intervention. Les PME qui sont en début d’activité peuvent solliciter ce service par moment et payer un forfait déterminé. De même, les grandes entreprises qui enregistrent une surcharge dans leur gestion administrative peuvent adopter cette solution.
Dans ce cas, les fournisseurs de ce service prennent le relais auprès du titulaire du poste selon les conditions stipulées dans le contrat. Vous pouvez souscrire ce service de façon permanente pour renforcer votre effectif ou de manière temporaire selon vos besoins.
Comment choisir le bon fournisseur de services pour les besoins de votre entreprise ?
Le secteur du secrétariat externalisé n’est pas encore très développé. Pour trouver un prestataire compétitif et capable de combler vos attentes, faites d’abord une liste des besoins de votre société.
Après cela, il faut vérifier l’année de création de la structure pour évaluer son niveau d’expertise dans le domaine. Les prestataires expérimentés possèdent des agents qualifiés qu’ils peuvent affecter à votre secrétariat.
La flexibilité de la prestation est aussi un critère qu’il faut prendre en compte quand on veut passer au secrétariat délégué. Vous pouvez choisir les horaires en fonction de votre volume de travail. Cette possibilité vous permet de payer le prix juste pour la prestation.
