Le tampon encreur est un outil de marquage utilisé en entreprise. Il sert principalement à éviter l’inscription manuelle et répétitive de certaines informations essentielles. C’est un accessoire de bureau rapide et pratique qui se décline en plusieurs variantes. En effet, les tampons encreurs sont conçus en formes et tailles distinctes. De plus, le message qui y est apposé varie en fonction des besoins de chaque société. Voici une sélection de trois tampons encreurs dont vous aurez besoin dans votre entreprise.
Plan de l'article
L’utilité du tampon encreur pour votre entreprise
Le tampon encreur sert prioritairement à authentifier tous les documents produits par une entreprise dans le cadre de ses activités. En effet, sur un tampon encreur professionnel, vous pouvez inscrire les informations identitaires de votre société. En l’apposant sur un écrit, vous êtes plus facilement identifié et cela sous-entend également votre approbation concernant le contenu du document.
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Ensuite, l’usage d’un tampon encreur standard est le meilleur moyen d’organiser adéquatement la paperasse administrative de votre société. Vous pouvez l’utiliser pour classer les documents selon qu’ils sont confidentiels, urgents, validés, rejetés, etc. Il est alors plus facile de les retrouver au moment des recherches. Pour les entreprises qui produisent des dossiers relativement volumineux, l’usage d’un tampon numéroteur professionnel est très utile. Il sert à paginer les documents afin d’avoir une vision claire sur leur ordre d’émission.
Dès lors, l’usage d’un tampon encreur permet aux employés de gagner du temps dans l’accomplissement de leurs tâches quotidiennes. Plus important encore, il évite aux entreprises d’être confrontées aux erreurs relatives à l’écriture manuelle de certaines informations sur les documents. Le tampon encreur professionnel est en conséquence un gage de crédibilité pour toute société qui en fait usage. Puisqu’il peut être emporté dans tous les déplacements professionnels, cet accessoire est considéré comme un véritable support de communication.
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Entreprise : investissez dans un tampon dateur
Le tampon dateur est indispensable dans toute entreprise, quel que soit son secteur d’activité ou sa taille. Il sert principalement à renseigner sur un document une date précise. Il peut s’agir de la date d’émission, de celle de réception, de la date de paiement d’une facture, etc. En l’absence d’un tampon dateur, vos employés sont contraints de marquer cette information à la main. Outre le fait d’être une opération chronophage, vous êtes exposés à des risques d’erreurs.
De plus, il peut arriver que vos salariés, pour plusieurs raisons, oublient de mentionner la date sur un document. Il vous sera alors difficile d’utiliser des manuscrits erronés comme preuves en cas de litiges. Le tampon dateur vient donc simplifier certaines opérations aux employés et leur permet de gagner du temps pour effectuer d’autres tâches plus importantes. Il facilite aussi une classification temporelle des archives et des dossiers de votre société.
Par ailleurs, le tampon dateur n’est pas le même d’une entreprise à une autre. Vous avez la possibilité de personnaliser le vôtre pour répondre à vos besoins. Outre la date, qui est l’élément central, vous pouvez rajouter d’autres mentions à votre convenance. Enfin, si vous optez pour un tampon dateur, vous êtes libre de choisir les polices, l’alignement du texte et tous les autres éléments de mise en forme.
Un tampon texte pour votre société
Le tampon texte est un tampon professionnel personnalisable. Le texte inscrit sur ce type d’accessoire dépend principalement de son utilisation. La longueur du texte, quant à elle, dépend de la taille du tampon. De manière générale, il existe des informations obligatoires à faire apparaître sur le tampon professionnel utilisé par une société pour authentifier et valider ses documents. Il s’agit de la dénomination de l’entreprise, de ses coordonnées (adresse et contact) et de sa forme juridique. Le numéro d’identification et de la TVA intracommunautaire et la mention RCS doivent également figurer sur le tampon texte professionnel. En moyenne, ce dernier comporte six lignes.
Toutefois, si le format vous le permet, vous pouvez rajouter d’autres informations. Par exemple, il est possible d’apposer sur votre cachet d’entreprise le slogan de votre société ou un bref récapitulatif de votre cœur de métier. Vous pouvez même faire établir un tampon texte pour les différents démembrements de votre entreprise. Dans ce cas, on retrouvera par exemple sur le cachet l’intitulé du service, le nom de son responsable, les contacts, etc.
Un accessoire pour reproduire votre logo
Le tampon encreur sert d’outil de communication pour les entreprises. Parmi les informations de personnalisation que vous pouvez y retrouver, nous avons le logo. Il s’agit d’un signe distinctif de votre société parmi d’autres. Inscrire votre logo sur votre tampon professionnel vous offre une meilleure visibilité. Vous imprimez votre marque dans l’esprit de toutes les personnes qui entrent en possession d’un document émanant de votre entreprise.
C’est également une manière de rassurer vos partenaires (clients, fournisseurs, associés) sur votre crédibilité et sur la légalité de votre société. Par ailleurs, un tampon encreur d’entreprise ne doit pas comporter seulement un logo. Celui-ci doit être accompagné d’un minimum d’informations comme le nom de la société, ses contacts et sa devise, si elle en possède. L’objectif est de communiquer subtilement les renseignements qu’un potentiel client pourrait exploiter pour vous contacter.
Les critères pour le choix de vos tampons encreurs
Pour choisir votre tampon encreur, nous vous conseillons de prioriser trois critères. Le premier, c’est le design du tampon. Il implique à la fois la taille et la forme de l’outil. La taille de votre accessoire est déterminée par le message que vous désirez y faire figurer. En ce qui concerne la forme, elle tient prioritairement compte de l’utilisation du tampon. De plus, il existe des formes adaptées à un usage fixe au bureau et d’autres qui peuvent être emportées dans vos déplacements.
Le second critère est la matière de fabrication de votre tampon encreur. Vous aurez le choix entre les tampons en bois classiques, les tampons auto encreurs métalliques et les tampons de poche. Il est par ailleurs important de tenir compte du type d’encre utilisé. Les encres sèches favorisent une empreinte durable, tandis que les encres humides conviennent à des documents temporaires. Enfin, le prix du tampon est un autre élément déterminant dans son choix. L’utilisation d’un comparateur est la meilleure solution pour trouver l’objet professionnel au meilleur rapport qualité/prix sur le marché.
