En entreprise comme dans toute autre organisation, la gestion de l’information et des documents présente une importance capitale. C’est simple, une gestion efficace optimise les résultats, tandis que des défauts dans la stratégie de gestion de l’information va entraîner des freins à l’atteinte des résultats. Ces dernières années, on entend beaucoup parler de Gestion Électronique des Documents. De plus en plus d’entreprises y ont d’ailleurs recours.
Malgré sa popularité, la GED reste toutefois méconnue de certaines organisation, toujours axées autour d’un pilotage traditionnel impliquant le papier. Qu’est-ce que la Gestion Électronique des Documents et comment l’utiliser pour votre entreprise ? Tour d’horizon.
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Gestion Électronique des Documents : qu’est-ce que c’est ?
La gestion électronique des documents abrégée GED est une pratique de gestion des documents en entreprise. Elle présente la particularité d’offrir un modèle de gestion en phase avec les besoins de la transition numérique. Avec la GED, les documents sont générés, traités puis classés sous forme numérique pour maximiser les bénéfices pour l’entreprise.
L’ expressions anglophone Document Management System >désigne également la GED, bien que plus rarement employée dans nos contrées. Concrètement, la GED peut s’apparenter à un procédé informatique. Il se fonde aussi bien sur des logiciels que surune méthodologie de travail. À tort, on réduit l’appellation GED aux outils utilisés dans la gestion électronique des documents. Il faut bien comprendre que la GED est plus qu’un simple outil et que sans une approche organisationnelle fluide, ses bénéfices resteront peu visibles.
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Ces dernières années, la GED s’est imposée comme la meilleure solution pour gérer les documents en entreprise.
Pour faire de la gestion électronique des documents, on se sert impérativement d’un logiciel de GED. Tout ne s’arrête cependant pas là. La GED repose sur 5 étapes incontournables. Des actions différentes sont à réaliser pour chacune d’elles.
Tout commence par la numérisation des documents. Ici, documents disponibles en format papier sont capturés et numérisés. Trois technologies sont employées suivant les besoins. Il s’agit de la reconnaissance optique des caractères, la reconnaissance automatique des documents et la lecture automatique des documents.
La deuxième étape est celle du traitement des documents. Ici, les documents numérisés sont classés et catégorisés. Ensuite vient l’étape de la sauvegarde et du stockage. À ce niveau, les documents sont enregistrés dans les différents dossiers de stockage.
L’avant dernière étape est celle de la diffusion des documents. Ainsi stockés, les documents numérisés restent accessibles à l’entreprise. Des niveaux d’accès sont établis pour consulter les documents. Des autorisations de traitement et de modification des documents sont aussi mises en place.
La dernière étape est celle de l’archivage. Les documents sont conservés pendant une durée prédéfinie sous tous les formats de modification. Cela permet de retrouver les versions originales des documents et garder le contrôle de l’usage des documents au sein de l’entreprise.
Les bons réflexes pour utiliser la Gestion Électronique des Documents pour votre entreprise
Ainsi présentée, la gestion électronique des documents présente de nombreux avantages. Elle est écologique, économique et élimine les tâches chronophages. Elle rend l’échange et le traitement des documents fluides et rapides. Pour la mettre en œuvre dans votre entreprise, il est impératif d’adopter de bons réflexes.
Pour commencer, vous devez identifier les besoins de votre entreprise. Il faudra ensuite clarifier vos attentes et les résultats escomptés avec le logiciel. Ensuite, il vous sera plus aisé de choisir votre logiciel de gestion électronique des documents.
À ce niveau, on recommande de mettre les logiciels de GED en concurrence. Sélectionnez et adoptez après comparaison le logiciel qui répond le mieux à vos besoins. Il ne vous reste plus qu’à déployer la gestion électronique des documents dans votre entreprise. Faites intervenir au besoin des spécialistes et misez sur la formation de votre personnel pour une gestion plus efficace et efficiente des documents grâce à la solution informatique.
